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晚托机构如何有效的应对“疫情假期”
2020-02-17 20:32:53

哈喽,各位晚托同行们大家好,我是文启优思的创始人周兴天。首先在特殊时期,祝各位身体健康,这是比什么都重要的事情。


这次武汉肺炎疫情的影响,对于教培机构来讲是致命的,尤其是对于主营晚托的机构,更为严重。教培机构还可以通过在线授课,适度的维持用户粘性,但是对于我们晚托的业态,这件事情变得非常困难。今天应邀,和大家交流一下文启优思的疫情应对方案。



从初一开始,我就带着团队开始做应急预案,到今天大概有20多天了,团队也一直没有休息,今天是团队的第一天休假,我正好抽时间把做的所有应对方案梳理一下,希望可以帮助其他的同行们


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快速调整组织架构


从春节前几天的疫情爆发情况,我们推测本次疫情可能持续2-3个月。那么在这么长的时间内,如果延续原有的组织架构,必定会导致工作效率的降低,所以汇合人事团队,用子公司新开钉钉,重新设定了组织架构。



01

公共事务部

  • 春节开始,至疫情恢复生产后2个月,保持存在。对于一些没有机构没有独立人手负责,就由创始人自己负责。

  • 负责时刻关注政策动向,协调资源第一时间进行政策申报。

  • 负责承担所有合作方的维稳沟通。

  • 负责随时待命处理危机公关。

02

人事部

  • 负责逐一核对员工的工作类型、所在地、返岗时间。

  • 负责制定在线办公流程,考核流程,务必做到让每一位员工最大化发挥职能作用。

  • 负责快速制定新规则的红头文件,并做公司制度、新KPI等好落地宣贯。

  • 负责安抚疏通员工心情和状态。

03

业务部

  • 负责新业务在线陪读“天天陪读”的运营。

  • 该部门下分市场组、销售组、师资组、教务组;各组均汇总各校区的优秀人才,打散重组,由总部总监直接管理,缩小管理层级,降低沟通成本。

  • 该部门主要负责增收,同时为已有用户提供服务。

04

维稳部

  • 每个校区抽出一个后端服务强的校长/主管,组成维稳部。

  • 负责校区老学员的维稳,并且让家长第一时间可以找到对接人。

  • 维稳周期为一个月,一个月后进入业务部。

05

后勤部

  • 负责提前筹备采购口罩、消毒水、空气杀菌器等,提前做好复工准备。

  • 负责采购在线陪读的支架和转换头等。

06

财务部

  • 负责做好各月份最差情况的财务预算。

  • 负责及时给需要退费的家长进行退费。

07

应急产品部

  • 负责开发上线新产品在线陪读“天天陪读”。

  • 通过兼职平台,威客网,找到其他互联网公司的休假工程师,利用起来。


同时每个部门单独设定了明确的对接人,部门间明确对接规则,尽最大化减少管理层级。在线会议上这里推荐腾讯会议(疫情期间应该是免费的)。


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维稳


家长维稳:在疫情期间,会有很多家长会有协同恐慌,可能会造成批量退费等问题,这都是可以理解的,对于我们晚托行业,是刚需服务业,只要我们第一时间积极和家长沟通,就可以最大化的缓解家长的焦虑心态。毕竟教培是可以频繁更换的,而晚托拥有地理位置和熟悉度问题,是不适合更换的,早晚用得到。



员工维稳:在疫情期间,也会有很多员工有协同恐慌,需要逐一了解确认实际情况,尤其对于湖北省员工要给予定期的关注。针对返岗的员工,要把公司的处理措施讲清楚,比如每天几次测体温、如何消毒、保障口罩供应等等。


有事做是最好的维稳:无论对于家长还是员工,要让他们有参与度,这是最好的维稳。


我们快速上线的在线陪读“天天陪读”,从2月10号上线,一周转化了线下25%的学生通过在线提供服务,这个比例还在扩大,预计月底可以达到60%


接受在线陪读的家长,便不存在退费隐患。对于员工也是这样,提供多元化办公方式,我们目前天天陪读的老师,有60%是在家进行授课的,只要工作相对充实,员工的焦虑感也会大幅度降低。


如果无法开启在线课程,哪怕微信群交作业,音频讲题,也是可以的,千万不要闲下来。


尽力让员工保持住薪水:一方面是维稳,一方面是我们做企业的责任。我们可以有一定薪水的下降调控(比如降薪到70%),目的是让大家感受到疫情的协同受损,但是一定要有新的业绩奖励,可以让他们通过在线办公的绩效维持住收入(30%绩效)。



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开源



要有开源的决心:很多创业者在这个特殊时期,会选择等待,他们会认为快速的调整“劳民伤财”,一旦疫情恢复,还需要调整回来。


这点我的观点不一样,我认为,首先团队能一起打一场逆风仗、硬仗、胜仗,是增加团队凝聚力最重要的方式,远远超过我们天天喊的企业文化。


其次,任何事情都是非可控的,万一持续时间过长,我们再来应对就来不及了。



一定要有增收点:确定疫情开始爆发后,团队快速讨论了一下,决定通过在线产品实现陪读的功能,起名“天天陪读”,并且把这个项目作为全公司唯一的开源增长点业务开源点,一定要唯一,举全公司之力)。


紧急的试用了目前市面上的所有授课系统,发现不匹配,所以快速的成立在线应急产品技术部,这个阶段其他公司也无法开工,我们通过程序员客栈,联系了几个其他互联网公司的工程师,一起进入开发。


10天时间我们产品测试上线,2天后,正式为学生提供在线陪读,目前报名超过300学员,预计3月底可以同时服务超过800学员。


目前该系统,免费提供给所有晚托同行使用


政策补贴要关注:我们单独成立了公共事务部,把所有针对疫情的扶持政策进行快速跟进,需要其他部门协调的,尽快确定最简需求。这里要注意几点:


  • 政策倒着看,从区到市、从市到国。一定最先看区级政策。

  • 不要嫌弃政策小,这个阶段每一分钱都值的去努力。

  • 实际落地政策和发文的可能有出入,最好再到对应窗口咨询一下例如失业保障金,好像去年度离职员工来定的,但是有些地方,30人以下的企业,是按照是否离职超过20%定的,这个具体要再咨询一下。

  • 寻找房东源头。我们很多在北上广深做晚托的,租赁的房屋是国企,或者是二房东,但是房子所有权是国企,或者国有控股,都可以申请1-2个月的租金减免。这笔钱很重要。

  • 趁早不趁晚,所有政策申报都尽快递交上去。

  • 疫情结束后2个月,仍要紧密关注政策情况。



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节流

01

人力成本控制


疫情期间,把员工分作三个类别:


  • 可以到公司工作的,比如我们部分员工是上海本地人,可以对应时间正式办公。

  • 可以线上办公的,例如外地不能回来的,以及回来后自我隔离没有超过14天的。

  •  无法在线办公的(没有网络,这个目前非常少)。


  1.  针对可到岗,正常发放薪水,奖金按照新业务制定的KPI规则。

  2.  针对在线办公的,薪水调整为70%,同时增设新业务KPI,基本保证常规工作可以赚回薪水的30%。

  3. 针对没有网络的,这类的极少数,国家规定返岗时间后,采用优先年假,结束后再将薪资调整为一定比例,这部分员工即不参与任何公司工作。

02

房屋成本节流

  • 针对国有房产:上述开源的部分已经简单介绍了。

  • 针对私有房产:沟通的顺序为:


  1. 是否可以有一定的房租减免,如果房东能体谅我们的,会给予一定的减免,哪怕半个月也可以的。

  2. 是否可以延期减免,比如房租租了5年,合同调整为5年1个月,然后所有房租晚交1个月。

  3. 是否可以延期支付,比如3个月后再支付房租,每一次多支付1个月。或者3个月后再支付房租,把之前的一次补上。

  4. 如果一直沟通无果,等疫情结束后,可以考虑通过不可抗力影响,通过法律手段处理减免,但是这个不推荐,除非确实也不打算合同后续租了。

03

其他各项支出

之前,可能各部门拥有自己的财务预算,有一定金额的审批权,特殊时期,所有金额出账全部由财务总监和CEO双审批,能滞后支付的,尽量向后延期。(适合中小企业)


END




好的,今天就交流到这里了,希望能对一些朋友有些许帮助。这里再强调一下,特殊时期,盯准现金流比什么都重要。希望我们所有晚托的同行,所有教培的同行,都能挺过这一关,阴雨过后一定会有彩虹的。


文中提到的我们应急的产品,在线陪读系统,可以免费开放给所有晚托同行,不过视音频通信费,点播费,自行支付。


最后,祝福武汉,祝福中国,疫情快点过去。


以上是本次分享的内容,如果想和一起聊托教的导师以及上万晚托同行们近距离交流,欢迎添加顾问老师微信:yqltj123,加入我们的微信交流群,一起玩耍。



好的,今天就交流到这里了,希望能对一些朋友有些许帮助。这里再强调一下,特殊时期,盯准现金流比什么都重要。希望我们所有晚托的同行,所有教培的同行,都能挺过这一关,阴雨过后一定会有彩虹的。


文中提到的我们应急的产品,在线陪读系统,可以免费开放给所有晚托同行,不过视音频通信费,点播费,自行支付。


最后,祝福武汉,祝福中国,疫情快点过去。


以上是本次分享的内容,如果想和一起聊托教的导师以及上万晚托同行们近距离交流,欢迎添加顾问老师微信:yqltj123,加入我们的微信交流群,一起玩耍。

家长维稳:在疫情期间,会有很多家长会有协同恐慌,可能会造成批量退费等问题,这都是可以理解的,对于我们晚托行业,是刚需服务业,只要我们第一时间积极和家长沟通,就可以最大化的缓解家长的焦虑心态。毕竟教培是可以频繁更换的,而晚托拥有地理位置和熟悉度问题,是不适合更换的,早晚用得到。